Małe usprawnienia produktywności z Lean i AI | Kaizen personalny
Nie zawsze potrzebujemy wielkiej zmiany. Czasem bardziej potrzebujemy jednego małego usprawnienia, które naprawdę wejdzie w życie. Jednego prostszego poranka. Jednego lepiej domkniętego zadania. Jednego miejsca, w którym przestajemy tracić uwagę. Jednej decyzji mniej odkładanej na później.
Produktywność rzadko psuje się spektakularnie. Częściej przecieka po cichu pomiędzy palcami. W rozproszeniu, nadmiarze informacji, niejasnych priorytetach, zbyt wielu otwartych sprawach, źle ustawionym środowisku pracy i drobiazgach, które osobno wydają się niewinne, ale razem robią nam z dnia mały tor przeszkód.
Kaizen personalny to warsztat o tym, jak wprowadzać małe usprawnienia produktywności z wykorzystaniem zasad Lean, Kaizen i wsparcia AI. Nie chodzi o wywracanie życia do góry nogami. Chodzi o to, żeby zobaczyć, gdzie tracimy czas, uwagę i energię, a następnie wybrać sensowny krok do sprawdzenia.
AI będzie tutaj sparingpartnerem produktywności. Nie po to, żeby zarządzać naszym życiem ani tworzyć idealne plany, które przestają działać po kilku dniach. Będzie pomagać zadawać pytania, dostrzegać marnotrawstwo, porządkować priorytety, analizować problemy, projektować małe eksperymenty i wracać do refleksji nad tym, co naprawdę działa.
Warsztat opiera się na Kaizen personalnym oraz Kompasie Współmyślenia z AI, czyli autorskiej metodzie organizowania pracy poznawczej człowieka z technologią. Kompas pomaga tak ustawić współpracę z AI, żeby wzmacniała intencję, eksplorację, krytyczne sprawdzanie, prostotę i refleksję, zamiast produkować kolejny plan, którego nikt nie wdroży.
Uczestnicy wychodzą z warsztatu nie z wielką deklaracją zmiany, lecz z jaśniejszym obrazem własnej produktywności, diagnozą najważniejszego marnotrawstwa i małym usprawnieniem, które można przetestować w codziennej pracy.
Warsztat może być realizowany online lub stacjonarnie, w formule jednodniowej albo dwudniowej.
Na czym opiera się Kaizen personalny?
Kaizen personalny to podejście, w którym zasady Lean i Kaizen przenosimy z procesów organizacyjnych na własny sposób pracy, uczenia się, planowania i działania.
Nie pytamy tylko, jak zrobić więcej. Sprawdzamy, co naprawdę tworzy wartość, co niepotrzebnie zużywa uwagę, co można uprościć i jaki mały krok ma największą szansę utrzymać się w codzienności.
Kaizen personalny łączy Lean Thinking, filozofię małych kroków, 5S w środowisku fizycznym i cyfrowym, zarządzanie informacją, pracę z uwagą, proste planowanie, Kanban, checklisty, rozwiązywanie problemów oraz refleksję nad własnym sposobem działania.
Chodzi o system produktywności, który nie staje się kolejnym źródłem presji, lecz pomaga pracować z większym sensem, spokojem i sprawczością.
Cel warsztatu
Celem warsztatu jest rozwinięcie umiejętności świadomego usprawniania własnego sposobu pracy z wykorzystaniem zasad Lean, Kaizen i wsparcia AI.
Uczestnicy uczą się rozpoznawać marnotrawstwo czasu, uwagi, energii i informacji, porządkować codzienną pracę oraz projektować małe zmiany, które można testować, oceniać i stopniowo rozwijać.
Dla kogo jest ten warsztat?
Dla osób, które chcą pracować mądrzej, a nie tylko szybciej. Dla tych, którzy mają poczucie, że dużo robią, ale zbyt często płacą za to rozproszeniem, zmęczeniem, przeciążeniem albo brakiem domknięcia.
Warsztat jest szczególnie dla:
• specjalistów, którzy chcą lepiej organizować codzienną pracę bez rozbudowanych systemów produktywności,
• liderów i menedżerów, którzy chcą zacząć od własnego sposobu działania, zanim zaczną usprawniać pracę innych,
• freelancerów i twórców samodzielnie zarządzających zadaniami, energią i priorytetami,
• osób pracujących z informacją, dokumentami, projektami i decyzjami,
• trenerów, edukatorów i konsultantów, którzy chcą mówić o produktywności bez kultu wiecznego przyspieszania,
• zespołów, które chcą ograniczyć chaos, rozproszenie i niepotrzebne działania,
• osób korzystających z AI i chcących używać jej do refleksji, planowania i usprawniania pracy, a nie do dokładania kolejnych list zadań.
Jeśli masz poczucie, że Twój dzień przecieka przez drobne rozproszenia, niedomknięte sprawy, nadmiar informacji albo zbyt wiele równoległych wątków, ten warsztat pomoże Ci zobaczyć, od czego warto zacząć.
Czego się nauczysz?
Podczas warsztatu:
• poznasz Kaizen personalny jako praktyczne podejście do produktywności i samodoskonalenia,
• zobaczysz, jak zasady Lean można stosować w codziennej pracy, planowaniu i zarządzaniu uwagą,
• nauczysz się rozpoznawać marnotrawstwo czasu, energii, informacji i potencjału,
• poznasz Kompas Współmyślenia z AI jako metodę organizowania pracy z AI w procesie usprawniania,
• sprawdzisz, jak AI może działać jako sparingpartner refleksji, planowania i rozwiązywania problemów,
• poznasz narzędzia takie jak 5S, Kanban, checklista, zarządzanie wizualne, 5 Why i A3 Thinking,
• zobaczysz, jak ograniczać nadmiar informacji, koszty przełączania uwagi i liczbę niedomkniętych zadań,
• nauczysz się lepiej projektować środowisko pracy, rytm działania i regenerację,
• zaprojektujesz własny mikroeksperyment Kaizen oraz pierwszy krok w osobistej strategii rozwoju.
Nie chodzi o to, żeby zostać maszyną do odhaczania zadań. Chodzi o odzyskanie większej ilości sensu, uwagi i sprawczości w codziennej pracy.
Jak będziemy pracować?
Warsztat ma charakter praktyczny i doświadczeniowy. Może być realizowany online lub stacjonarnie. Pracujemy na wspólnych przykładach oraz na obszarach produktywności wybranych przez uczestników.
Praca przebiega indywidualnie i zespołowo. Uczestnicy przyglądają się własnemu sposobowi działania, a następnie wspólnie analizują źródła marnotrawstwa, projektują możliwe usprawnienia i sprawdzają ich sens w różnych kontekstach zawodowych.
Będziemy korzystać z Kompasu Współmyślenia z AI jako metody pracy z technologią w samodoskonaleniu. Nie prosimy AI o idealny plan dnia. Uczymy się prowadzić rozmowę, która ustawia intencję, otwiera możliwe usprawnienia, sprawdza ich jakość, upraszcza wybór i domyka się refleksją oraz pierwszym krokiem.
AI będzie pomagać zauważać marnotrawstwo, zadawać pytania o wartość i priorytety, analizować możliwe przyczyny problemów, projektować mikroeksperymenty i porządkować wnioski. Ostateczna ocena, decyzja i odpowiedzialność pozostają po stronie człowieka.
Program dla wersji jednodniowej i dwudniowej ma tę samą strukturę. W wersji jednodniowej realizujemy go bardziej syntetycznie. W wersji dwudniowej jest więcej czasu na ćwiczenia, pracę indywidualną i zespołową, analizę przykładów uczestników, rozwiązywanie problemów oraz dopracowanie własnego systemu usprawnień.
Warto mieć dostęp do wybranego modelu AI, np. ChatGPT, Claude, Gemini lub innego narzędzia, z którego uczestnik korzysta. Nie jest potrzebna wcześniejsza znajomość Lean ani zaawansowana wiedza techniczna.
Program warsztatu
Program dla wersji jednodniowej i dwudniowej ma tę samą strukturę. W wersji jednodniowej realizujemy go bardziej syntetycznie. W wersji dwudniowej jest więcej czasu na ćwiczenia, przykłady uczestników, dyskusję, pracę indywidualną i zespołową oraz pogłębione projektowanie własnego systemu usprawnień.
1. Produktywność bez kultu przyspieszania
Zaczynamy od pytania, czym naprawdę jest produktywność. Odróżniamy zajętość od wartości, szybkość od skuteczności i planowanie od realnego działania. Przyglądamy się temu, dlaczego większa liczba wykonanych zadań nie zawsze oznacza lepszy efekt.
W tym bloku omawiamy:
• produktywność, skuteczność i efektywność działania,
• wartość jako punkt wyjścia do organizowania własnej pracy,
• holistyczne spojrzenie na produktywność, uwzględniające zadania, uwagę, energię, środowisko i regenerację,
• różnicę między pracą wymagającą skupienia a zadaniami rutynowymi,
• koszty częstego przełączania uwagi między zadaniami,
• znaczenie obserwowania, aktywnego słuchania i zadawania pytań,
• rolę AI jako partnera poznawczego, a nie protezy myślenia.
2. Kaizen personalny. Małe kroki, które mają szansę przetrwać
Poznajemy filozofię Kaizen w wersji osobistej. Zamiast wielkiej rewolucji projektujemy małe, konkretne usprawnienia, które można sprawdzać w realnym środowisku pracy.
W tym bloku omawiamy:
• filozofię Kaizen i jej znaczenie dla samodoskonalenia,
• Kaizen personalny jako pracę z własnym sposobem działania, a nie tylko ciągłe zwiększanie wymagań,
• znaczenie małych kroków, regularności i uczenia się z działania,
• diagnozowanie stanu obecnego przed projektowaniem zmiany,
• różnicę między celem, działaniem i nawykiem,
• wyznaczanie kierunku oraz wybieranie małego kroku do sprawdzenia,
• rolę refleksji i informacji zwrotnej w doskonaleniu.
3. Marnotrawstwo w moim sposobie pracy
Szukamy miejsc, w których uciekają czas, uwaga, energia i potencjał. Przyglądamy się pracy, która pochłania zasoby, ale nie tworzy wartości albo tworzy jej mniej, niż mogłaby.
W tym bloku omawiamy:
• pojęcie marnotrawstwa w Lean i jego zastosowanie do produktywności osobistej,
• nadmiar zadań, informacji, spotkań, dokumentów i otwartych wątków,
• oczekiwanie, poprawki, zbędne działania i dublowanie pracy,
• informacyjne zbieractwo i przeciążenie poznawcze,
• niedomknięte zadania oraz niejasne priorytety,
• niewykorzystany potencjał, wiedzę i kompetencje,
• wykorzystanie AI do identyfikowania możliwych źródeł marnotrawstwa bez zastępowania własnej obserwacji.
4. Kompas Współmyślenia z AI w Kaizen personalnym
Przechodzimy przez intencję, eksplorację, krytykę, prostotę i refleksję jako metodę organizowania współpracy z AI podczas diagnozowania i usprawniania własnej pracy.
W tym bloku omawiamy:
• intencję – określenie obszaru usprawnienia, wartości, celu i roli AI,
• eksplorację – otwieranie pytań, możliwych przyczyn i wariantów usprawnienia,
• krytykę – sprawdzanie, czy propozycje AI odpowiadają rzeczywistemu problemowi i warunkom pracy, sprawdzanie jakości myślenia
• prostotę – ograniczanie nadmiaru pomysłów do jednego sensownego kroku,
• refleksję – ocenę przebiegu eksperymentu, efektów oraz kolejnego działania,
• AI jako sparingpartnera planowania, analizy i samodoskonalenia,
• granice delegowania AI decyzji dotyczących własnej pracy i rozwoju.
5. Organizacja pracy, uwagi i informacji
Produktywność zależy nie tylko od planu zadań. Wpływają na nią także środowisko, sposób zarządzania informacją, liczba bodźców, rytm pracy oraz warunki potrzebne do koncentracji.
W tym bloku omawiamy:
• zarządzanie sobą w czasie i identyfikowanie największych złodziei czasu,
• projektowanie przepływu pracy i ograniczanie liczby równoległych zadań,
• zarządzanie informacją w warunkach nadmiaru treści,
• 5S w środowisku fizycznym i cyfrowym,
• zarządzanie uwagą i tworzenie warunków do skupienia,
• znaczenie przerw, snu, ruchu i regeneracji dla jakości działania,
• wpływ otoczenia fizycznego, cyfrowego i społecznego na sposób pracy.
6. Skrzynka narzędziowa Kaizenu personalnego
Poznajemy proste narzędzia Lean i Kaizen, które pomagają porządkować pracę, ograniczać błędy, zarządzać przepływem i lepiej widzieć postęp.
W tym bloku omawiamy:
• checklisty jako wsparcie powtarzalności, jakości i pamięci,
• Kanban jako sposób wizualizowania pracy i ograniczania liczby rozpoczętych zadań,
• zarządzanie wizualne i prostą prezentację postępu,
• 5S jako sposób organizowania stanowiska pracy i środowiska cyfrowego,
• planowanie pracy i ustalanie priorytetów,
• projektowanie prostych standardów osobistej pracy,
• wykorzystanie AI do tworzenia, oceny i upraszczania narzędzi bez zbędnego komplikowania systemu,
• myślenie adaptacyjne jako wsparcie osobistej produktywności,
• autoedukację wspieraną AI,
• pracę indywidualną i zespołową jako źródło informacji zwrotnej oraz uczenia się.
7. Rozwiązywanie problemów z Lean i AI
Nie każde utrudnienie da się rozwiązać kolejną aplikacją albo lepszą listą zadań. Przyglądamy się temu, jak przejść od objawu do lepszego rozumienia problemu i możliwych przyczyn.
W tym bloku omawiamy:
• różnicę między objawem, problemem, przyczyną i rozwiązaniem,
• 5 Why jako sposób pogłębiania pytań o przyczynę,
• diagram Ishikawy jako narzędzie porządkowania możliwych źródeł problemu,
• A3 Thinking jako logikę prowadzenia problemu od obserwacji do działania,
• AI jako wsparcie w generowaniu pytań i hipotez,
• krytyczne sprawdzanie propozycji AI w kontekście danych i realnej sytuacji,
• wybieranie rozwiązania możliwego do przetestowania małym krokiem.
8. Mój mikroeksperyment i strategia rozwoju w duchu Kaizen
Domykamy pracę przełożeniem wniosków na małe usprawnienie możliwe do zastosowania po warsztacie. Uczestnicy wybierają konkretny obszar pracy, określają pierwszy krok i sposób sprawdzania rezultatów.
Co otrzymujesz?
• udział w warsztacie online lub stacjonarnym, w formule jednodniowej albo dwudniowej,
• pracę z Kaizen personalnym i Kompasem Współmyślenia z AI,
• pracę indywidualną i zespołową nad usprawnianiem produktywności,
• wybrane narzędzia Lean i Kaizen do wykorzystania w codziennej pracy,
• własny mikroeksperyment Kaizen,
• e-book „Trening myślenia adaptacyjnego. Zestaw ćwiczeń” jako materiał dodatkowy,
• certyfikat uczestnictwa,
• fakturę VAT.
O prowadzącej: dr Iwona Burka
Wykładowczyni akademicka, trenerka, badaczka i autorka projektów rozwijających jakość myślenia w świecie AI. Twórczyni projektu Trigger Mind, programu AI-Ready Mind oraz autorskiej metody Kompas Współmyślenia z AI.
Łączy doświadczenie z obszaru zarządzania, Lean Management, Kaizen, produktywności, edukacji i rozwoju kompetencji poznawczych. Pomaga ludziom i organizacjom korzystać z AI w sposób bardziej świadomy, odpowiedzialny i wspierający jakość myślenia, decyzji oraz współpracy.